Таким образом вы обеспечите себе внимание в будущем. Проверьте, какова загруженность секретаря, и всегда конкретизируйте, как быстро вам нужно выполнить работу. Например, я делю секретаря с другими коллегами и всегда говорю ей, как быстро мне нужно отпечатать тот или иной документ. Если же моя работа не очень срочная, я тоже сообщаю ей об этом, и она благодарна мне за такую информацию-ведь она может лучше планировать свое время. Если же вы располагаете личным секретарем, вам нужно научить этого человека быть вашим помощником. Ваш секретарь может отвечать на телефонные звонки и принимать посетителей, вести ежедневник, напоминать вам о сроках выполнения работы и о встречах, организовывать собрания. Ваш секретарь может регистрировать почту и писать ответы, если требуются лишь традиционные фразы. В ходе обучения дайте секретарю образцы своего почерка, покажите, как вы хотели бы оформлять письма, и поделитесь своими планами относительно работы. Ваш секретарь должен точно знать, каковы ваши требования, а это включает в себя и знание того, когда вас можно прервать, какая информация вам Как повысить эффективность труда 269 нужна и где можно ее получить. Секретарь должен уметь определять задания первоочередной важнос- ти, не задавать вопросов о деталях и быть заинте- ресованным в вашей работе и в целях всей органи- зации. Держите его в курсе всего происходящего. Чем лучше вы информируете своего секретаря, тем эффективнее он или она будет работать. Не обра- щайтесь к секретарю с личными просьбами-ведь он не прислуга, если, конечно, это входит в его обязанности и согласовывалось ранее. Передавай- те секретарю как можно больше обязанностей. Если же вы не доверяете секретарю, тогда вам придется поменять его. Улыбающимся секретарь Печатает, Подшивает, Улыбается, Получает почту, Пишет под диктовку, Ксерокопирует документы, С удовольствием Отвечает на телефонные звонки, Приветствует посетителей, Бронирует гостиницы, Радостно Вытряхивает пепельницы, Поливает цветы. С воодушевлением, 270 С головной болью, С болью в позвоночнике, С больным ребенком дома. Пере-печатывает. Пере-подшивает, Пере-улыбается. Упражнение 1. Вспомните свой первый день на работе и составьте два списка: 1) все, что вам хотелось бы получить от своего руководителя, но чего не было сделано; 2) все, что было сделано и помогло вам. Эти списки помогут вам подго- товиться к приходу новых сотрудников. 2. Опыт обучения показывает, что то что просто для одного работника, может оказаться самым трудным для другого. Проведите вот какой эксперимент: представьте себе, что вам нужно научить человека завязывать шнурки на бо- тинках, и этот человек никогда не видел шнурка и не завязывал узлов. Не показывай- те, а просто опишите, как это делается. Вы увидите, как трудно будет выполнить это задание правильно и быстро. Контролируйте свое терпение, а потом попросите обучаемого высказать мнение о ваших методах обучения.